"Sulla base delle norme del codice civile, pubblicato con R.D 25 giugno 1865 n. 2358 e al successivo R.D. 15 novembre 1865 n. 2602, attuativo per l'ordinamento dello Stato Civile, erano compilati e tenuti presso l'ufficio di Stato Civile di ciascun comune i registri degli atti di cittadinanza, di nascita, di matrimonio e di morte. I registri venivano formati in doppio originale, di cui uno annualmente doveva essere depositato nella cancelleria del Tribunale, mentre l'altro era conservato presso l'archivio comunale. All'ufficiale di Stato Civile era fatto obbligo inoltre di compilare indici di questi registri, sia annuali che per decennio, anch'essi in duplice copia. Con i registri venivano conservati gli allegati, cioè i documenti 'che si presentano all'ufficiale dello Stato Civile per comprovare le enunciazioni contenute negli atti' (art. 38 R.D. n. 2602/1865). Gli allegati, raccolti in fascicoli nominativi con il riferimento al registro contenente l'atto e il 'numero progressivo col quale l'atto è nel medesimo segnato', erano anno per anno rilegati in volume. Per i volumi di allegati, in copia unica, il legislatore ne demandò la conservazione alla cancelleria del Tribunale, dove erano depositati annualmente, unitamente al 'registro speciale per le richieste di pubblicazione di matrimonio', anch'esso compilato in un solo originale. Si può quindi affermare che ai tribunali è stata affidata la conservazione della documentazione completa relativa allo stato civile della popolazione, mentre presso gli archivi comunali si trovano le serie dei registri di atti eccezion fatta per le pubblicazioni di matrimonio" (dalla premessa all'inventario, a cura di I. Germani, pp. 1-29).

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Tutta la documentazione è ordinata e inventariata raggruppando per anno i singoli registri di cittadinanza,
nascita, pubblicazioni di matrimonio, matrimonio, morte. "Ai registri per ogni anno seguono gli Indici e infine
i volumi di allegati agli atti di nascita, agli atti di matrimonio e agli atti di morte. Per quanto concerne invece
gli allegati agli atti di cittadinanza sono uniti per ogni anno al rispettivo registro di atti. Dal 1874 al 1891 vi
sono anche volumi di allegati alle pubblicazioni di matrimonio, mentre limitatamente al periodo 1894-1899
si hanno registri di Richieste di pubblicazioni non eseguite da matrimonio. La consultazione per nome di
persone può essere effettuata agevolmente tramite gli Indici, dove è fatto rinvio al numero progressivo di
registrazione dell'atto. I numeri progressivi estremi iniziale e finale degli atti contenuti in ogni registro sono
riportati nell'inventario accanto all'indicazione dello stesso registro. Analogalmente per la consultazione
degli allegati sono indicati nell'inventario gli estremi numerici dei fascicoli contenuti in ogni volume. Per
quanto riguarda gli indici, tra gli Indici annuali esistono precchie mancanze, alle quali sopperiscono in parte
gli Indici decennali e precisamente:
- Indici per decennio 1866-1875 degli atti di cittadinanza, degli atti di nascita, degli atti di matrimonio; per
quanto riguarda gli atti di morte non vi è l'indice decennale bensì solo quelli annuali ad eccezione del
1871;
- Indici per il decennio 1876-1885 degli atti di degli atti di cittadinanza, degli atti di nascita, degli atti di
matrimonio, degli atti di morte;
- Indici per i decennio 1886-1895 degli atti di degli atti di cittadinanza, degli atti di nascita, degli atti di
matrimonio, degli atti di morte.
Per gli anni successivi fino al 1899 non sono stati versati gli indici decennali, che si trovano tuttora presso
l'archivio del Tribunale di Bologna unitamente alla restante documentazione dello Stato Civile. In relazione
al periodo 1896-1899 vi sono però mancanze anche tra gli indici annuali; sono pervenuti solo quelli degli
atti di morte degli anni 1896, 1897, 1898, 1899, e degli atti di matrimonio per il 1898 e 1899" (dalla
premessa all'inventario a cura di I. Germani, pp. 5-6 ).

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La documentazione "riguarda gli atti in copia originale dal 1866 al 1899 (...) attinenti alla circoscrizione amministrativa del comune di Bologna. Si sottolinea che nel periodo postunitario, fino alla fine dell'Ottocento, la giurisdizione territoriale del comune di Bologna comprendeva la città (centro 'murato' fino al periodo degli attuali viali di circonvallazione) e sei 'frazioni foresi', estendentisi sul territorio di 28 parrocchie suburbane. Le frazioni del suburbio, con relative parrocchie, erano: - frazione Alemanni (parrocchie di S. Andrea di Quarto Superiore, S. Antonio di Savena, S. Giacomo della croce del Biacco, S. Maria delle Caselle, S. Maria del Fossolo, S, Maria Lacrimosa degli Alemanni); - frazione Arcoveggio (parrocchie di S. Girolamo dell'Arcoveggio, SS. Savino e Silvestro di Corticella); - frazione Bertalia (parrocchie di S. Bartolomeo della Beverara, S. Maria di Borgo Panigale, S. Martino di Bertalia); - frazione di S. Egidio (parrocchie di S. Andrea di Quarto Superiore, S. Donnino, S. Egidio, S. Giovanni Battista di Calamosco, S. Nicolò di Villola); - frazione di S. Giuseppe (parrocchie di S. Apollinare di Paderno, S. Maria della Misericordia, S. Maria di Castiglia, S. Martino di Casalecchio di Reno, S. Michele di Gaibola, S. Paolo di Ravone); - frazione di S. ruffillo (parrocchie di S. Andrea di Sesto, S. Maria della Misericordia, S. Maria di Roncrio, S. Michele di Jola, S. Ruffillo, S. Silverio della Chiesa Nuova). Il contenuto e la tipologia dei registri merita alcune precisazioni. Per quanto riguarda i dati riportati in ogni atto, in base al codice civile sono indicati il nome, cognome, età, professione, domicilio o residenza dei dichiaranti e dei testimoni. Per quanto riguarda i diversi tipi di registri, in quelli di cittadinanza sono attestate le attribuzioni della cittadinanza a stranieri, le dichiarazioni di rinunzia alla cittadinanza italiana, le dichiarazioni di trasferimento di domicilio da un comune all'altro (art. 44 R.D. n. 2602/1865). I registri delle nascite contengono: le dichiarazioni delle nascite, anche avvenute fuori dal comune da genitori residenti, le presentazioni dei bambini trovati e le dichiarazioni di consegna ai 'pubblici ospizi'. Vengono inoltre annotati gli atti di riconoscimento dei figli naturali, i decreti di adozione, legittimazione, cambiamento o aggiunta di nome e cognome, di concessione di titoli nobiliari, ed eventuali successivi atti di matrimonio, anche se celebrati al di fuori del comune di nascita (artt. 52-54 R.D. cit.). A partire dal 1939 (R.D. 9 luglio 1939 n. 1238 sull'ordinamento dello Stato Civile), saranno annotati in margine agli atti di nascita pure i dati relativi all'atto di morte. Per quanto riguarda il matrimonio, l'atto di Stato Civile attesta, come è noto, la validità del vincolo con effetti giuridici in base alle norme del codice civile. Nei registri di matrimonio sono trascritti, oltre gli atti di celebrazione dei matrimoni civili nel comune, anche i matrimoni celebrati all'estero, le dichiarazioni di riconoscimento dei figli naturali fatte dagli sposi contemporaneamente alla celebrazione del matrimonio, e infine le sentenze passate in giudicato di annullamento di matrimonio (artt. 94-96 R.D. cit.). Nei registri di morte sono segnate, oltre alle dichiarazioni di morte ricevute da testimoni, anche le dichiarazioni di morte avvenute all'estero fuori del comune di residenza, e i processi stesi da pubblico ufficiale per morti avvenute senza possibilità di rinvenire o riconoscere i cadaveri (artt. 105-108 R.D. cit.)" (dalla premessa all'inventario, a cura di I. Germani, pp. 2-5).

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