"La formazione del nucleo iniziale e costitutivo del fondo notarile si deve all'opera svolta nella seconda metà del sec. XVIII dai senatori preposti all'assunteria d'archivio, i quali, in mancanza di una normativa specifica che imponesse la devoluzione ad un ufficio pubblico degli atti dei notai defunti, riuscirono, tramite acquisti e donazioni, a far pervenire all'Archivio pubblico, diretto continuatore della medievale camera degli atti, gran parte della documentazione antica che si era venuta depositando presso i vari studi notarili cittadini. A questa si vennero accostando a seguito della regolamentazione sul notariato del 1806, le matrici ed i protocolli dei notai successivamente cessati dall'esercizio; documentazione che, come la precedente, fu concentrata presso l'Archivio pubblico, trasformatosi così, nel corso del sec. XIX, in archivio notarile distrettuale e da questo successivamente ceduta all'Archivio di Stato" (da Guida generale degli Archivi di Stato italiani, vol. I, Roma 1981, p. 618).
La raccolta più importante di documentazione notarile pervenuta "era quella conservata nello studio del notaio Masini, che costituì la base del futuro archivio" (da F. Boris - D. Tura Corsellini, Notizie e storie di carte, Bologna 1988, p. 20).

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Il notaio Giovanni Masini raccolse presso di sé gli archivi di quasi 1400 notai, approntando per parte della documentazione un repertorio per cognomi di contraenti, detto indice Masini, i cui rimandi sono tuttora utilizzabili. Il repertorio, in 125 volumi, è consultabile tramite microfilms. E' possibile ricostruire la struttura del nucleo Masini grazie al "Campione nel quale sono descritti per regola d'Abecedario e per via di Cognome tutti li Notari, le scritture e rogiti de' quali si ritrovano nello Studio di me Gioanni Masini Notaro...", conservato nel fondo Notarile. Non è però sempre agevole l'identificazione dei singoli notai, a causa delle numerose omonimie e della mancanza degli estremi cronologici. Un elemento essenziale per la ricerca è costituito dall'eventuale segnalazione "repertoriato", riportata accanto all'indicazione della consistenza relativa al singolo notaio. Se essa è presente, gli atti del notaio sono stati indicizzati nei volumi dell'indice Masini. Un ulteriore elemento per la ricerca è rappresentato dalle schede manoscritte di A.C. Ridolfi, sottoarchivista dell'Archivio Notarile di Bologna, vissuto tra il 1847 e il 1920. Conservate attualmente nella Biblioteca Comunale dell'Archiginnasio di Bologna, riportano per ciascun notaio notizie relative all'attività professionale e alla vita privata. Da una stima approssimativa si constata che in Archivio di Stato è attualmente presente la documentazione relativa a poco più di un terzo dei notai che rogarono a Bologna. L'indice delle schede del Ridolfi è stato edito e curato da G. Grandi Venturi (vedi Bibliografia).

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