"Istituito per disposizioni statutarie comunali del 1265 allo scopo di dare certezza giuridica ai contratti privati e di impedirne le falsificazioni o la dispersione. Le suddette disposizioni prescrivevano che i contratti privati di ogni genere fatti in città e nel contado, di valore eccedente le venti lire bolognesi, nonché le emancipazioni e gli atti di ultima volontà e inoltre i verbali di consegna dei libri di alcuni ufficiali del comune ai loro successori, dovessero essere registrati ad opera di notai dipendenti dal comune in appositi libri, detti libri memorialium. La registrazione doveva avvenire lo stesso giorno in cui aveva luogo il contratto o il giorno successivo; in mancanza, l'atto doveva ritenersi cassum et nullius valoris. I notai addetti ai memoriali dovevano essere almeno quattro per semestre, quanti erano cioè i quartieri in cui era suddivisa la città; di fatto tale numero varia nel tempo, aumentando anche sino ad un massimo di venti. Ciascuno di essi scriveva semestralmente un liber memorialium che, alla fine del semestre, consegnava alla camera actorum. Altre disposizioni relative all'ufficio dei memoriali ricorrono via via nella legislazione successiva al 1265, lungo tutto l'arco del tempo in cui si protrasse la vita dell'istituto. A causa di irregolarità riscontrate nel suo funzionamento, anche riguardo alle riscossioni dovute, si provvide a porvi rimedio con l'istituzione dei provvisori, il cui compito era quello di esigere preventivamente la tassa per la successiva registrazione nei memoriali. Della denuncia dei contratti nonché dell'avvenuto pagamento, i predetti ufficiali prendevano nota in appositi registri detti anch'essi provisores, dando così vita a due nuove serie, una in pergamena l'altra in carta, che si affiancavano a quella dei memoriali iniziando dal 1333. Le norme regolanti il nuovo ordinamento sono contenute negli statuti comunali del 1335, che prescrivono, tra l'altro, la duplice redazione dei registri, in pergamena e in carta, così come i luoghi della città in cui i provvisori, in numero di tre per semestre, dovevano esercitare il loro ufficio, precisamente ad cambium, ad scharaniam, ad gabellam. Le serie dei provvisori durano sino al 1452, quando l'ufficio fu dal cardinale Bessarione, legato di Bologna, trasformato in quello del registro" (da Guida generale degli Archivi di Stato italiani, vol. I, Roma 1981, pp. 578-579).

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"Dal 1265 alla fine del sec. XIV, essendo scarso e lacunoso il fondo notarile, i memoriali costituiscono l'unica serie organica" (da Guida generale degli Archivi di Stato italiani, vol. I, Roma 1981, p. 579). A parte l'interesse che la documentazione dell'Ufficio dei memoriali riveste per le ricerche di storia istituzionale e di storia economica, si segnala come un fenomeno unico e di straordinaria importanza letteraria la presenza nei volumi di una nutrita serie di rime volgari, trascritte tra il 1279 e il 1325 dai notai dell'Ufficio: una corposa, per quanto eccentrica, tradizione manoscritta, in cui confluivano, accanto ai testi più "aristocratici" dello stilnovismo e di Dante, quelli più "umili" della letteratura popolare e giullaresca, della scuola siciliana, di quella siculo-toscana e della poesia bolognese di Guido Guinizelli.

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