"L'incarico di redigere le lettere inviate dagli organi del governo comunale era attribuito, nella seconda metà del sec. XIII, ad un particolare ufficiale del comune, un notaio che aveva anche l'obbligo di provvedere alla scrittura delle riformagioni dei consigli. Lo statuto del 1288 separò l'esecuzione di questi due compiti e l'incarico di sovrintendere a tutta la corrispondenza del comune, inviata e ricevuta, spettò ad un notaio esperto nell'ars dictandi e che ebbe il titolo di cancelliere. Per la preparazione dei notai che ogni sei mesi si alternavano in tale ufficio venne anche creato uno specifico insegnamento, affidato dal 1304 a Giovanni di Bonandrea e dal 1321 al suo discepolo Bertolino da Benincasa. Lo statuto del 1335 dettò norme minuziose circa l'esecuzione dei propri compiti da parte del cancelliere. Questi doveva redigere tutte le lettere del comune e scrivere di propria mano quelle di carattere riservato. Doveva far copiare integralmente in apposito registro le lettere inviate ed in un altro registro quelle ricevute, mentre in un terzo registro doveva ricopiare le lettere sia inviate che ricevute di carattere riservato. Al cancelliere veniva altresì affidato il sigillo del comune, da essere impresso sulle lettere in partenza accanto a quello degli anziani consoli. Gli statuti successivi lasciarono all'incirca inalterata la normativa che disciplinava le funzioni esercitate dal cancelliere del comune e le relative modalità di esecuzione. La documentazione a noi pervenuta rispecchia tuttavia solo in minima parte il contenuto di tale normativa. Infatti dei registri la cui tenuta era prevista come obbligatoria dagli statuti ben pochi sono quelli conservatici: alcuni frammenti della fine del sec. XIII ed otto registri a partire dal 1475, tutti relativi alle lettere inviate dal comune; mentre delle lettere ricevute si hanno soprattutto gli originali - abbastanza numerosi solo a partire dagli inizi del sec. XV - e nulla è rimasto a testimonianza dei registri del carteggio riservato. L'attuale struttura del fondo 'Carteggi' è pertanto opera del riordinamento successivo alla istituzione dell'Archivio di Stato, quando i pochi registri ed i frammenti superstiti e varie lettere, in originale ed in copia, tratte da miscellanee e da fondi diversi, vennero a formare le due serie principali 'Lettere del comune' e 'Lettere al comune' nonché una terza serie costituita dai documenti scritti in forma di lettera patente" (G. Tamba, I documenti del governo del Comune bolognese (1116-1512). Lineamenti della struttura istituzionale della città durante il Medioevo, "Quaderni Culturali Bolognesi", II, 6 (1978), p. 62).

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