La costituzione del subfondo DeleFaG è l'esito di una ricognizione analitica della documentazione, che ha permesso di individuare la Delegazione come soggetto produttore non solo della serie "Osservatori industriali", ma anche di altri nuclei di documentazione confluiti e versati all'Archivio di Stato, senza apparenti distinzioni, insieme alla documentazione prodotta dall'Ispettorato.
Pertanto, nella fase di riordinamento, si è deciso di accorpare la documentazione prodotta dalla 3a DeleFaG e di rendere evidente tale distinzione, mediante la creazione di un subfondo omonimo.
La serie "Osservatori industriali" emerge come la serie principale prodotta dalla DeleFaG e, in particolare da una delle sue articolazioni interne, il Servizio degli osservatori industriali (SOI). All'avvio dei lavori, la serie si presentava per lo più ordinata e contenente documentazione di carattere omogeneo e tendenzialmente seriale, in cui l'unità archivistica era costituita da un "Notiziario" contenente informazioni sulle singole ditte presenti nel territorio di competenza del soggetto produttore. Si è dunque deciso di organizzarla secondo il seguente ordine logico-gerarchico, che rispecchia la sedimentazione originaria della documentazione:
⮚ serie: "Osservatori industriali";
⮚ sottoserie: "Provincia";
⮚ sottoserie: "Categoria produzione/tipo stabilimento ";
⮚ fascicolo: "Titolo della pratica".
In particolare, lo studio approfondito della documentazione ha permesso di comprendere e di riproporre, in fase di progettazione della struttura archivistica, la modalità adottata dal SOI per classificare gli stabilimenti industriali sottoposti al suo controllo. Innanzitutto, essi erano suddivisi per categoria di produzione e ogni categoria era contraddistinta da una lettera, come indicato negli elenchi nazionali degli stabilimenti ausiliari (b. 58):
M = industrie meccaniche
A = industrie aeronautiche e automobilistiche
E = industrie elettriche
C = industrie chimiche ed elettrochimiche
G = industrie generiche (refrattari, abrasivi, legno, carta, vetro) e minerarie
L = industrie dell'equipaggiamento e del vestiario
All'interno di questa suddivisione per categoria produttiva, l'ufficio distingueva le ditte tra tre tipi di stabilimenti in base alla loro rilevanza industriale: "Principali" (indicati con l'abbreviazione "Pr."), "Stabilimenti secondari" (indicati con la sigla "S.S.") e "Piccole industrie" (indicate con la sigla "P.I."). A questa tripartizione corrispondeva inoltre una diversa modalità di numerazione dei notiziari, cioè rispettivamente: da 1 a 999 per le ditte principali, da 1000 a 9999 per gli stabilimenti secondari, da 10000 in poi per le piccole industrie. Per quanto riguarda la numerazione, nel corso del riordinamento, si è deciso di adottare per ogni sottoserie-categoria il criterio della serie chiusa, pertanto ai fascicoli è stata attribuita una nuova numerazione progressiva che riparte da 1 per ogni categoria, per ogni provincia, mentre della segnatura originaria è stata tenuta traccia mediante la compilazione dell'apposito campo. Sono quindi state inserite delle nuove camicie per ogni fascicolo-notiziario, sulle quali sono state riportate le nuove segnature attribuite; inoltre, tutti i fascicoli della stessa categoria appartenenti alla stessa provincia sono stati raccolti, ordinati e condizionati all'interno di un'ulteriore camicia cartacea, per dare evidenza fisica alla ripartizione logica.
Al fine di una descrizione il più possibile uniforme, sono stati utilizzati i medesimi criteri e norme redazionali messi a punto per la serie "Nuovi impianti". In particolare, poiché il fascicolo-notiziario prevedeva ab origine la presenza di una cartina topografica e di planimetrie degli stabilimenti industriali in questione, si è provveduto a dare segnalazione della loro eventuale assenza nel campo "Ambiti e contenuto". Nello stesso campo, inoltre, è stata precisata la tipologia di stabilimento o di produzione laddove è stato possibile rintracciare tale informazione sulla documentazione stessa (es. officina metallurgica, fabbrica di articoli di gomma etc). Talvolta, alla fine di una sottoserie-categoria è stata rinvenuta documentazione eterogenea, relativa per esempio ad affari specifici legati a quella categoria, alla provincia di riferimento o a piccole industrie o ad attività artigianali per le quali non veniva compilato alcun notiziario. Tale documentazione è andata a costituire le sottoserie "Varie": qualora la documentazione fosse inerente a un'unica categoria di produzione di quella provincia, è stata descritta e fisicamente ricondotta in coda a quella categoria (es. Parma > G/Varie), mentre, in caso contrario, è stata raccolta in un'unica sottoserie "Varie", posta in coda alla provincia di riferimento e organizzata al suo interno in fascicoli in base al tema trattato o alla categoria di produzione (es. Ferrara > Varie > fasc. M, fasc. C
).
Infine, in coda alla serie, hanno trovato posto il fascicolo "Annullamento notiziari", in cui sono confluiti i documenti che testimoniano di questa specifica procedura, e il fascicolo "Miscellanea", contenente moduli in bianco e documentazione frammentaria non riconducibile ad alcuna altra unità archivistica descritta nella serie.
Le altre serie del fondo, nonché i fascicoli sciolti, sono stati costituiti in seguito al riordinamento della documentazione miscellanea, al fine di rappresentare l'organizzazione interna dell'ufficio (serie "Amministrazione") e di esplicitare i vari ambiti sui quali esercitava le proprie funzioni (serie "Stabilimenti ausiliari" e fascc. sciolti).
Un'attenzione particolare è stata riservata al materiale fotografico: rinvenuto anch'esso all'interno della documentazione miscellanea, costituiva un nucleo a se stante di fotografie relative a ditte che risultano titolari di un fascicolo in serie diverse, in particolare nella serie "Nuovi impianti" del fondo Ispettorato e nella serie "Osservatori industriali" del subfondo DeleFaG. L'analisi della documentazione ha rivelato la presenza di immagini relative anche a stabilimenti collocati al di fuori del territorio regionale e, quindi, di competenza della DeleFaG più che dell'Ispettorato; la presenza, inoltre, della dicitura "Fabbriguerra", sul recto di alcune fotografie, ha avvalorato l'ipotesi di attribuirle preferibilmente al subfondo.
Si è deciso altresì di non scorporare il nucleo e di non ricondurre le fotografie nei fascicoli delle ditte corrispondenti eventualmente presenti nella serie "Osservatori", al fine di mantenerne la sedimentazione originaria, separata rispetto alla documentazione cartacea; per questo tale nucleo è stato descritto come un'unica unità archivistica denominata "Materiale fotografico", all'interno della quale le immagini sono state riordinate e descritte in base allo stabilimento a cui si riferiscono, laddove individuabile. Immagini singole o per le quali non è stato possibile ipotizzare un'attribuzione sono state raccolte nel sottofascicolo "Varie".
Inoltre, tale unità archivistica è stata oggetto di un intervento di messa in sicurezza, effettuato dal laboratorio interno dell'Archivio di Stato di Bologna, e di digitalizzazione, effettuato dalla Cineteca di Bologna, ed è stata infine ricondizionata tramite l'utilizzo di materiali specifici. Poiché la fase di digitalizzazione ha preceduto il riordino della serie, la segnatura attribuita alle singole fotografie e, di conseguenza, alle rispettive digitalizzazioni non segue l'ordine in cui si presentano nell'inventario; per questo si è ritenuto opportuno attribuire una ulteriore numerazione da 1 a 125 alle fotografie, in seguito al riordino e alla descrizione del fascicolo in cui sono state raccolte.
