"L'ufficio fu costituito nel 1915, fin dai primi mesi dall'inizio del conflitto, per iniziativa di alcune nobildonne bolognesi guidate dalla contessa Lina Bianconcini Cavazza: l'impegno patriottico delle dame si concretizzava in un ufficio di raccolta e smistamento delle notizie riguardanti i combattenti, che aveva il duplice fine di rispondere alle richieste delle famiglie dei militari impegnati al fronte e di sollevare o, quanto meno, coadiuvare in questo servizio gli uffici ministeriali e militari e le prefetture. L'ufficio venne pertanto riconosciuto ed approvato dal Ministero della Marina e da quello della Guerra, che gli assegnò alcuni ufficiali ed emanò una circolare per agevolarne l'opera (Intendenza Generale del R. Esercito Italiano, circ. n. 371, 10/10/1915); seguì il riconoscimento di capacità giuridica, emesso dalla Prefettura di Bologna nell'ottobre del 1915. Il regolamento prevedeva un ufficio centrale con sede a Bologna, sezioni nelle sedi di corpo d'armata ed eventualmente sottosezioni; i Comitati di assistenza civica svolgevano le funzioni di Uffici notizie nelle località in cui non esistevano sottosezioni. Le "dame visitatrici", preferibilmente socie della Croce Rossa, raccoglievano presso gli ospedali territoriali le notizie relative ai degenti, ai feriti gravi ed ai morti e le trasmettevano a sezioni e sottosezioni che, aggiungendovi le notizie pervenute dai depositi delle singole circoscrizioni e dall'Ufficio centrale, formavano uno schedario, informavano i singoli distretti e rispondevano alle richieste delle famiglie. Queste ultime, infatti, erano tenute a rivolgersi alle sezioni competenti poiché gli elenchi dei militari morti, feriti o dispersi erano sottoposti al divieto assoluto di pubblicazione integrale, parziale, nominativa o numerica. L'ufficio centrale riceveva gli elenchi inviati dagli stabilimenti sanitari di campo a cura dei cappellani, ne trasmetteva gli estratti alle sezioni e sottosezioni interessate e formava uno schedario generale. La presidenza era tenuta dalla promotrice, Lina Bianconcini Cavazza, affiancata dai vicepresidenti Marianna Malvezzi Salina, Anna Maria Marsigli, Giacomo Ciamician e Leone Pesci, rettore dell'Università di Bologna. Ma la connotazione femminile dei comitati è evidenziata anche dal fatto che nel testo del regolamento le cariche direttive delle sottosezioni fossero declinate tutte al genere femminile: una presidente, due segretarie, una cassiera, un'economa...
Alla fine del conflitto la contessa Cavazza propose il deposito presso l'Archivio del Regno e gli Archivi di Stato di Roma e di Bologna della documentazione dell'Ufficio centrale, ancora conservata nei locali del palazzo delle Poste di Bologna. In particolare i primi due istituti avrebbero ricevuto i carteggi ed un esemplare dello schedario generale mentre a Bologna era destinato un duplicato dello stesso schedario generale. I depositi avvennero nel 1923, una volta conclusa la preparazione del materiale necessario alla pubblicazione dell'elenco dei militari morti provenienti dalla provincia di Bologna. L'archivio dell'Ufficio centrale si trova oggi presso l'Archivio Centrale dello Stato, mentre alcuni Archivi di Stato conservano archivi di sezioni o sottosezioni (vedi Guida generale degli Archivi di Stato Italiani, vol. I, Roma 1981, pp. 259 (ACS), 709 (ASBrescia), vol. II, Roma 1983, p. 735 (ASMacerata). In alcuni archivi, ad esempio a Verona, è conservata la documentazione dei Comitati di assistenza civica)" (dall'Inventario, a cura di T. Di Zio).
